La società di consulenza Methodos ha stilato un vademecum per chi si trova per la prima volta a sperimentare lo smartworking. «Per le aziende e per i dipendenti sarà un cambiamento culturale»
È smartworking la parola d’ordine di queste ore per le imprese che rischiano di rimanere ferme a causa dell’emergenza sanitaria per il nuovo Coronavirus. Nelle regioni più colpite dal contagio si cerca di limitare al massimo gli spostamenti. Mentre uno dei decreti attuativi del DL 23 febbraio 2020 n. 6 facilita l’adozione del telelavoro, è già massiccio in moltissime aziende il ricorso allo smartworking.
«Questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento»: ne è convinto Alessio Vaccarezza, CEO di Methodos Italia. «Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro. Molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo – prosegue Vaccarezza –. Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smartworking dovrà mettere in campo qualche sforzo in più. Attrezzarsi in tempi brevi è possibile e, con alcuni accorgimenti, si può evitare di perdere produttività».
Per preparare dipendenti e management a lavorare in modo nuovo, Methodos ha stilato una serie di consigli rivolti ai lavoratori. La sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio. Ce lo spiega Giuseppe Geneletti, Head Smart Working di Methodos.
I 5 consigli base
- Stabilire chiaramente gli orari. «È importante indicare i momenti di inizio e fine del lavoro. Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l’allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere».
- Vestirsi come se si andasse in ufficio (o quasi). «Non è necessario essere iper-formali e in giacca e cravatta, ma passare dalla modalità “da casa” a quella “da lavoro” è molto importante per concentrarsi, e l’abbigliamento gioca la sua parte».
- Fare delle pause e spostarsi. Se è fondamentale, anche a casa, avere la sensazione di “iniziare” la propria giornata, allo stesso modo, quando si prende una pausa, bisogna davvero staccare. «Per questo il consiglio è di allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro. Fare un passo lontano dalla scrivania può aiutare a liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno».
- Organizzare gli spazi. Cioè avere una scrivania libera dal disordine, con file digitali e/o archivi cartacei facilmente individuabili e uno spazio adatto all’attività. «Sono elementi importanti per aumentare la produttività e rimanere concentrati mentre si lavora ai vari progetti».
- Staccare la spina dalla vita digitale. A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato. «Per sfruttare al meglio il tempo è bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso alcuni tool che ne limitano l’utilizzo».
Un approfondimento ad hoc lo meriterebbero i cosiddetti “meeting digitali”, ovvero chiamate e videoconferenze, di cui nei prossimi giorni si farà grande uso. Ecco quindi alcuni consigli utili:
Prima dei meeting digitali
- Assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento
- Condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi. «Ai partecipanti, parallelamente, si richiede di leggere e preparare i materiali» sottolinea Geneletti.
- Chiedere a tutti i partecipanti di evitare le distrazioni (mail, sms, ecc.)
- Non affrontare un numero eccessivo di argomenti
Durante chiamate e videoconferenze
- Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).
- Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività.
- Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione
- Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione per verificare la qualità del collegamento audio-video a due vie.
- Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta. «Parlare uno alla volta e a due terzi della velocità “normale”. Dire sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo».
- Avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.
